Gedragcode ICT-gebruik

Gedragscode voor ICT-gebruik bij De Heren Van

Doel

De Heren Van richt zich op het waarborgen van de beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en integriteit van zijn systemen en gegevens. Daarom moeten alle medewerkers op een verantwoordelijke, ethische en wettelijke manier te werk gaan.

Alle personeelsleden, consultants en tijdelijke medewerkers bij De Heren Van moeten informatie kunnen beheren met zorg en discretie, zowel geschreven, elektronisch of verbaal. Daarom moet de omgang met informatie in overeenstemming zijn met het informatiebeveiligingsbeleid van De Heren Van en met de volgende regels en uitgangspunten.

Om dit te waarborgen worden de medewerkers binnen De Heren Van getraind en bewust gemaakt van onderwerpen op het gebied van IT-beveiliging en de AVG.

In deze gedragscode worden de basisregels vastgelegd voor het gebruik van ICT middelen door alle medewerkers binnen De Heren Van en worden de eisen geformuleerd ten aanzien van continue bewustwording en kennis.

Regels en uitgangspunten

1. Vertrouwelijkheid

Je dient voorzichtig en discreet om te gaan met alle informatie van De Heren Van. Je mag geen informatie, systemen of netwerken raadplegen of gebruiken die niet nodig zijn voor je werk.

Je mag geen vertrouwelijke informatie delen met collega’s, consultants of tijdelijke werknemers die deze informatie niet nodig hebben voor hun specifieke functie.

Je mag geen vertrouwelijke informatie delen met externe partijen, tenzij dit een duidelijk commercieel doel dient. Daarom moet de externe partij tevens een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.

2. Toegangscodes (wachtwoorden en pincodes)

Alle wachtwoorden en pincodes zijn strikt persoonlijk. Je dient een wachtwoord te hebben van minimaal 11 karakters dat zowel hoofdletters, kleine letters als cijfers en een vreemd leesteken bevat.

Je mag nooit wachtwoorden op post-it-briefjes, prikborden, op papier of lokaal op je computer hebben staan.

Je dient uit te loggen van je IT-werkstation (mobiele telefoon, pc, tablet) of deze te vergrendelen telkens als je deze verlaat.

3. Fysieke beveiliging

Je bureau moet altijd vrij zijn van vertrouwelijke informatie. Vertrouwelijke informatie moet in afgesloten lades of kasten worden geplaatst om ongeoorloofde toegang te voorkomen.

Je dient je ook bewust te zijn van de zichtbaarheid van je pc-scherm. Je mag geen vertrouwelijke en gevoelige gegevens open hebben staan wanneer er onbevoegden achter je staan die jouw activiteiten over je schouder mee kunnen volgen.

4. Omgang met ICT-middelen en documenten op externe locaties

Als je mobiele ICT-middelen meeneemt buiten de kantoren van De Heren Van, moet er een pincode of wachtwoord zijn ingesteld om te zorgen voor voldoende beveiliging tegen toegang door onbevoegden.

Bij vliegreizen moeten draagbare ICT-middelen (bijv. laptops of mobiele apparaten) en documenten altijd als handbagage worden meegenomen.

5. Apparatuur en software

Alle gebruikte IT-systemen, -apparatuur of -opslagapparaten moeten door De Heren Van zijn goedgekeurd of voldoen aan de door hen vastgestelde normen. Sluit nooit ongeautoriseerde apparatuur aan op werkstations of netwerken. Dit geldt ook voor USB-sticks en smartphones. Je mag alleen programma’s installeren en downloaden waarvoor je toestemming hebt gekregen.

Software en apparatuur zoals computers, laptops en mobiele telefoons zijn eigendom van De Heren Van en moeten als zodanig worden behandeld. Daarom mogen ze niet worden uitgeleend aan anderen (inclusief familieleden).

Je dient de interne bestandsservers van Google Drive of Combell te gebruiken bij het verwerken van gegevens. Het gebruik van private cloud-gebaseerde diensten zoals WeTransfer, Dropbox, OneDrive en webgebaseerde bestandsuitwisselingsdiensten is alleen toegestaan bij het ontvangen van gegevens van externe partijen. Het is niet toegestaan om gegevens te uploaden naar niet-geautoriseerde diensten.

Software moet altijd worden gebruikt in overeenstemming met de licentievoorwaarden waartoe De Heren Van heeft toegetreden.

Het is niet toegestaan om software op de laptops te installeren die geen verband houdt met werk gerelateerde taken bij De Heren Van.

6. Gebruikersgegevens

De gebruikersrechten moeten worden gerespecteerd. Gebruik alleen je eigen gebruikersrechten. Je mag je gebruikersgegevens nooit delen met anderen (inclusief je werkgever).

Misbruik van gegevens en ICT-middelen kan digitale sporen nalaten die een negatieve impact kunnen hebben op de reputatie van De Heren Van.

7. Digitale activiteit

Je dient het privégebruik van internet en e-mail via de middelen van De Heren Van tot een minimum te beperken. Privé-documenten kunnen lokaal op de computer worden opgeslagen. Lokale mappen moeten worden gemarkeerd als “privé”. Het is niet toegestaan om gevoelige persoonlijke gegevens per e-mail te versturen.

Werk gerelateerde online correspondentie mag in geen geval via geanonimiseerde communicatiekanalen plaatsvinden.

Het is ten strengste verboden om de e-mailaccounts, computers, tablets en mobiele telefoons van De Heren Van te gebruiken om sites met pornografische, racistische of andere extreme en criminele inhoud te bezoeken.

Het e-mailadres/nummer van de afzender moet worden gecontroleerd voordat onbekende links en documenten worden geopend.

8. Beveiligingsmonitoring en logging

De Heren Van respecteert de privacy van individuen en voldoet aan de wetten en regelgeving in Nederland. De Heren Van mag alle IT-toepassingen loggen en kan in bijzondere situaties toegang eisen tot het e-mailaccount van een gebruiker of andere informatie die door werknemers, consultants en tijdelijk personeel wordt gegenereerd en opgeslagen.

9. Omgang met persoonsgegevens

Bij De Heren Van zijn we zeer gericht op de bescherming van persoonsgegevens die ons door onze medewerkers, klanten en partners worden toevertrouwd. We werken voortdurend aan de ontwikkeling en implementatie van veilige processen om een wettelijke en veilige omgang met persoonsgegevens te garanderen.

We hebben de volgende algemene uitgangspunten vastgesteld voor de correcte omgang met persoonsgegevens:

1. Werknemers mogen uitsluitend toegang hebben tot persoonsgegevens die verband houden met hun werk.
2. Werknemers mogen persoonsgegevens (d.w.z. door klanten of partners verzonden persoonsgegevens) alleen met andere werknemers delen als deze werk gerelateerd zijn.
3. Als een e-mail met persoonsgegevens wordt doorgestuurd naar de relevante medewerker, moet de e-mail na verwerking worden verwijderd.
4. Werknemers mogen persoonsgegevens niet langer dan nodig lokaal of in hun inbox opslaan. In plaats daarvan dienen zij gebruik te maken van de systemen die voor deze doeleinden zijn ontworpen.
5. Medewerkers dienen periodiek hun bestanden en mappen (zowel fysiek als digitaal) door te nemen om ervoor te zorgen dat ze geen gegevens bewaren die niet meer nodig zijn.

10. Rapporteren van beveiligingsincidenten

Als je een vermoeden hebt of op de hoogte bent van beveiligingsincidenten, meld dit dan onmiddellijk aan de directie.

Voorbeelden van beveiligingsincidenten:

1. Verdachte e-mails
2. E-mails met gevoelige persoonlijke informatie die naar een verkeerde ontvanger zijn gestuurd
3. Ontbrekende of verloren ICT-middelen