Bijlage gegevensverwerking
Alles over gegevenverwerking (AVG)
Artikel 1 – Definities
De namen en begrippen in deze Bijlage die met een hoofdletter worden geschreven, hebben de hiernavolgende betekenis:
1.1 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of een identificeerbare natuurlijk persoon;
1.2 Verwerken: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd uitgevoerd, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op ander wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
1.3 Privacywetgeving: alle toepasselijke wet- en regelgeving op de verwerking van persoonsgegevens – doch niet beperkt tot – de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
1.4 Datalek(ken): een inbreuk in verband met persoonsgegevens, oftewel iedere inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
1.5 Verwerkingsverantwoordelijke: Opdrachtgever, zijnde de (rechts)persoon die (alleen of samen met anderen) het doel en de middelen voor de Verwerking van persoonsgegevens vaststelt en op basis van Privacywetgeving verplicht is de waarborgen te treffen die bij die Verwerking nodig zijn;
1.6 Verwerker: De Heren Van BV, zijnde de (rechts)persoon die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt;
1.7 Sub-verwerker: de (rechts)persoon die op zijn beurt ten behoeve van De Heren Van BV Persoonsgegevens verwerkt;
1.8 Overeenkomst: de tussen Partijen gesloten Overeenkomst ter zake de dienstverlening van De Heren Van BV aan Opdrachtgever, waarvan deze Bijlage een bijlage vormt;
Artikel 2 – Onderwerp
2.1 De Heren Van BV zal bij of in verband met de uitvoering van haar Diensten Persoonsgegevens verwerken in opdracht van Opdrachtgever.
2.2 Op basis van Privacywetgeving wordt Opdrachtgever in deze hoedanigheid aangemerkt als Verwerkingsverantwoordelijke van de Verwerking van de Persoonsgegevens en De Heren Van BV als Verwerker. Deze Bijlage bevat de voorwaarden en condities van deze Verwerking van Persoonsgegevens door De Heren Van BV.
Artikel 3 – Verplichtingen De Heren Van BV
3.1 De Heren Van BV verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend voor zover nodig bij of in verband met de uitvoering van de tussen Partijen gesloten Overeenkomst. De Verwerking van Persoonsgegevens door De Heren Van BV gebeurt op een behoorlijke en zorgvuldige wijze, conform Privacywetgeving en conform de (schriftelijke) instructies van Opdrachtgever. Opdrachtgever staat er voor in dat door haar gegeven instructies in overeenstemming zijn met Privacywetgeving.
Artikel 4 – Sub-verwerkers
4.1 De Heren Van BV is gerechtigd om bij de Verwerking van de Persoonsgegevens Sub-verwerkers in te schakelen, mits De Heren Van BV ervoor zorg draagt dat in te schakelen Sub-verwerkers tenminste dezelfde verplichtingen op zich nemen als op De Heren Van BV rusten op basis van deze Bijlage.
4.2 De Heren Van BV blijft in deze verhouding aanspreekpunt van Opdrachtgever.
Artikel 5 – Doorgifte van Persoonsgegevens
5.1 De Heren Van BV zal Persoonsgegevens slechts doorgeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, mits dat land een passend beschermingsniveau waarborgt en het voldoet aan de overige verplichtingen die op haar rusten op grond van deze Bijlage en Privacywetgeving.
5.2 De Heren Van BV zal Persoonsgegevens slechts doorgeven naar de Verenigde Staten op basis van een EU-modelcontract of aan bedrijven gecertificeerd door de US Department of Commerce op basis van het Privacy Shield.
Artikel 6 – Beveiliging
6.1 De Heren Van BV zal zich inspannen voldoende passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de servers (hardware) en de daarop opgeslagen Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige Verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s van de Verwerking en de aard, omvang en context van de te beschermen Persoonsgegevens.
6.2 Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het treffen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ten aanzien van de gebruikte software en applicaties.
Artikel 7 – Meldplicht
7.1 Om Opdrachtgever in staat te stellen aan de wettelijke Meldplicht Datalekken te voldoen, stelt De Heren Van BV Opdrachtgever onverwijld nadat zij kennis heeft genomen van een Datalek, hiervan op de hoogte. Deze kennisgeving als omvat een omschrijving van:
• het Datalek;
• de aard van de inbreuk (o.a. kopiëren, veranderen, verwijderen, diefstal, onbekend);
• wanneer het Datalek heeft plaatsgevonden;
• de technische maatregelen die door De Heren Van BV zijn getroffen om de inbreuk te stoppen en toekomstige inbreuken te voorkomen.
7.2 De Heren Van BV verstrekt op verzoek van Opdrachtgever nadere informatie over het Datalek, voor zover noodzakelijk voor Opdrachtgever om aan haar wettelijke verplichtingen inzake melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en Betrokkenen te voldoen.
7.3 De Heren Van BV kan op basis van de Telecommunicatiewet de verplichting hebben om (beveiligings)incidenten en Datalekken zelfstandig te melden bij het Loket Meldplicht Telecomwet.
Artikel 8 – Rechten van Betrokkene(n)
8.1 Rekening houdend met de aard van de verwerking, verleent De Heren Van BV Verwerkingsverantwoordelijke voor zover mogelijk, bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III AVG vastgestelde rechten van de Betrokkene(n) te beantwoorden, door middel van passende technische en organisatorische maatregelen.
8.2 De Heren Van BV stelt Opdrachtgever onverwijld in kennis van een verzoek(en) van Betrokkenen direct gericht aan De Heren Van BV. De Heren Van BV zal erop toezien dat door haar ingeschakelde sub-Verwerkers niet zelfstandig reageren op verzoeken als bedoeld in artikel 8.1 van deze Verwerkersovereenkomst, tenzij hiertoe schriftelijk instructie is afgegeven.
Artikel 9 – Data protection impact assessement
9.1 De Heren Van BV verleent Opdrachtgever voor zover mogelijk bijstand bij het uitvoeren van een data protection impact assessement door het beschikbaar stellen van alle relevante informatie om het effect van de beoogde verwerkingsactiviteiten op de bescherming van Persoonsgegevens te kunnen beoordelen.
Artikel 10 – Audits
10.1 Indien de door De Heren Van BV beschikbaar gestelde informatie en documentatie de naleving van deze Verwerkersovereenkomst door De Heren Van BV onvoldoende aantonen, heeft klant het recht om een audit uit te (laten) voeren. De kosten van de audit worden door Opdrachtgever gedragen.
10.2 Een door Opdrachtgever geïnitieerde audit vindt uiterlijk twee weken na voorafgaande aankondiging, voorzien van een omschrijving van de onderdelen waarop de audit ziet en het proces, eens per jaar plaats.
10.3 Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, ter beschikking stellen. Partijen zullen de uitkomst van de audit in onderling overleg beoordelen.
Artikel 11 – Geheimhouding
11.1 De Heren Van BV verplicht zich, onvoorwaardelijk en onherroepelijk, tot geheimhouding tijdens en na beëindiging van deze Overeenkomst van alle Persoonsgegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden.
11.2 De Heren Van BV staat er voor in dat personen in dienst van of werkzaam voor De Heren Van BV en (mogelijk) toegang hebben tot Persoonsgegevens, gebonden zijn aan de in dit artikel omschreven verplichting tot geheimhouding en zich onthouden van het kopiëren, doorgeven, overdragen of anderszins verspreiden van Persoonsgegevens aan derden.
11.3 Deze verplichting geldt slechts niet indien en voor zover openbaarmaking is geboden op grond van de wet en/of rechterlijke uitspraak, in welk geval de te openbaren informatie zo beperkt mogelijk zal worden gehouden.
Artikel 12 – Aansprakelijkheid
12.1 Indien De Heren Van BV tekortschiet in de nakoming van de verplichting uit deze Verwerkersovereenkomst kan Opdrachtgever De Heren Van BV in gebreke stellen. Ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan De Heren Van BV een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen.
12.2 De Heren Van BV is aansprakelijk op grond van het bepaalde in artikel 82 AVG, voor schade of nadeel voortvloeiende uit het niet nakomen van deze Verwerkersovereenkomst. Deze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag genoemd in artikel 14a van de Algemene Voorwaarden.
12.3 Partijen vrijwaren elkaar over en weer voor alle aanspraken van derden (waaronder begrepen boetes van Autoriteiten) ter zake een handelen of nalaten in strijd met Privacywetgeving van de andere Partij.
Artikel 13 – Duur en beëindiging
13.1 De verplichtingen van De Heren Van BV uit hoofde van deze Bijlage duren ook ná beëindiging van de Overeenkomst onverminderd voort, indien en voor zover De Heren Van BV nog toegang heeft tot Persoonsgegevens.
13.2 Bij beëindiging van de Overeenkomst is Opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor het exporteren van persoonsgegevens. Dertig (30) dagen na beëindiging of ontbinding van de Overeenkomst zal De Heren Van BV de aanwezige data en Persoonsgegevens op haar servers en (back-up)systemen verwijderen.
13.3 De Heren Van BV kan afwijken voor zover ten aanzien van bepaalde Persoonsgegevens sprake is van een voor haar geldende wettelijke bewaartermijn (waaronder de Wet Bewaarplicht Telecommunicatiegegevens) of voor zover dat noodzakelijk is om tegenover Opdrachtgever de nakoming van haar verbintenissen te bewijzen.