AVG proof, voldoe ik wel aan de wetgeving?
Vraag krijgen wij de vraag of de website nog voldoet aan de AVG wetgeving. Is een cookiebar nodig? Is een privacyverklaring noodzakelijk en hoe zit het met een disclaimer? Heb ik een toestemmingsregister nodig? We hebben een complete oplossing voor slechts € 4,92 per maand.
Moet mijn site ook voldoen?
Allereerst is het goed om te weten dat dit sterk afhankelijk is van het type website en wat je met je website doet. Toon je bijvoorbeeld embeded content op je site zoals YouTube, Vimeo of Spotify, dan is het nodig dit te vermelden in je privacyverklaring en moet er een expliciet akkoord worden gegeven dat je cookies accepteert. Dit is ook nodig voor Google fonts en andere externe diensten zoals Hotjar, Google Tag Manager en tracking pixels die worden gebruikt bij o.a. Linkedin en Facebook. Indien je gegevens voor statistieken gebruikt en je verwerkt deze anoniem dan is een akkoord niet noodzakelijk maar moet je dit wel vermelden in je cookiebeleid en privacy beleid. Indien je privacygevoelige informatie verzameld met bijvoorbeeld een formulier moet je dit ook vermelden in je privacy beleid.
Hoe zit dat dan buiten Nederland, de EU of buiten de EU?
Daarnaast kan het zijn dat de site niet alleen voor bezoekers in Nederland is maar ook voor andere landen in de EU of buiten de EU waar andere regels van toepassing zijn. Voor alle landen en regio’s bestaan andere juridische verplichtingen.
De volgende juridische documenten zijn van belang om te plaatsen op je site:
1 Privacyverklaring
Is verplicht om je bezoekers te informeren over de wijze waarop je met de privacy van de sitebezoekers om gaat. In de privacyverklaring staat omschreven voor welk doel, welke gegevens met welke bewaartermijn worden verwerkt. Dit moet worden omschreven voor alle doeleinden waarbij het doel, de grondslag en de bewaartermijn verschillend kan zijn. De verklaring moet informatie bevatten over het cookiebeleid en of er persoonsgegevens worden gedeeld met andere partijen.
Doorgaans is het gebruikelijk te melden welke beveiliging is aangebracht om deze persoonsgegevens te beschermen en bevat de verklaring informatie over de rechten van de sitebezoekers, de contactgegevens van de organisatie en waar een eventuele klacht kan worden ingediend of een ‘verzoek om gegevens’ kan worden ingediend. Er is een beschrijving van het proces om gebruikers en bezoekers te informeren over wijzigingen en updates van het privacy beleid, ook is duidelijk de ingangsdatum van het privacy beleid opgenomen.
2 Cookiebeleid
Is verplicht om je bezoekers te informeren over de manier waarop site cookies en soortgelijke technieken gebruikt. Hierin kan het verschil worden uitgelegd tussen functionele, statistische en marketing cookies. Alle geplaatste cookies worden benoemd waarbij type, de naam, de houdbaarheid en functie moet worden omschreven. Het cookiebeleid kan de bezoeker ook informeren over de wijze waarop cookies kunnen worden uitgeschakeld, verwijderd en wat de rechten zijn tot inzage welke persoonsgegevens middels cookies worden verwerkt.
3 Imprint
Uw verplichte bedrijfsgegevens moeten makkelijk te vinden zijn, zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Verplichte informatie:
- naam waarmee je ingeschreven staat bij de KvK (Kamer van Koophandel)
- vestigingsadres waarop je ingeschreven staat bij de KvK
- e-mailadres
- telefoonnummer
- wanneer je bereikbaar bent
- klachtenregeling (als deze beschikbaar is)
Als u diensten levert, vermeldt u ook:
- KvK-nummer
- btw-nummer
- geschillencommissie waarbij je bent aangesloten (indien van toepassing)
Bij verkoop via internet, vermeldt ook:
- KvK-nummer
- btw-nummer
- chat-mogelijkheid of andere online manieren om u te bereiken (indien van toepassing)
- geschillencommissie waarbij u bent aangesloten (indien van toepassing)
- een link op uw website naar het Europese online platform voor geschilbeslechting
4 Disclaimer
Een disclaimer wordt vaak gebruikt om aansprakelijkheid uit te sluiten of te beperken, of om uitspraken te doen over de inhoud van de site. Het hebben van een disclaimer is niet juridisch verplicht.
Hoe pakken wij dit aan?
Wij maken gebruik van een Compliance Suite Premium om alle noodzakelijk juridische zaken in te stellen. Hierdoor is het snel en eenvoudig voor beheerders om alle noodzakelijke juridische documenten automatisch te genereren om de website zo AVG proof te krijgen. Naast alle verplichte documenten is een cookiebar beschikbaar, een toestemmingsregister waarin alle bezoekers worden bijgehouden, zijn alle verwerkersovereenkomsten te genereren en bij te houden en worden alle documenten bij een veranderende situatie direct aangepast conform alle wetgeving wereldwijd.
Compliance Suite
Heb je zelf een jurist in dienst en een waterdichte privacyverklaring, verzamel je geen persoonsgegevens en maak je geen gebruik van marketing cookies en beheer je zelf een toestemmingsregister? Dan kun je de gratis Compliance Suite overwegen.
Voor slechts € 4,92 per maand is alle geregeld en conform wetgeving.
